L’importanza di affidarsi a Professionisti Esperti di Controllo di Gestione per PMI

I modelli tradizionali di business delle PMI sono sempre più messi a dura prova dal contesto altamente competitivo che si è venuto a creare nel mercato e che ha comportato uno stravolgimento della filiera produttiva e commerciale. Questo stravolgimento, unito ad un progressivo aumento della complessità aziendale in termini di portafoglio prodotti e relative scelte commerciali, rischia di far perdere alle aziende quella identità che in passato aveva decretato invece il successo delle stesse.

Sempre più spesso, nell’ambito di una più ampia strategia di ricambio manageriale, nasce nelle PMI l’esigenza di rivolgersi alla nostra società, G&G Consulting, a cui viene richiesto di adeguare la reportistica alle nuove esigenze aziendali con l’obiettivo di fornire informazioni sull’efficienza e sull’efficacia dell’azione manageriale e sull’impatto di quest’ultima sui principali aggregati economici. L’obiettivo è fornire informazioni che siano di supporto al Management per misurare la marginalità aziendale e per effettuare analisi di redditività comparata tra le diverse linee di prodotto.

L’analisi “as is” del sistema di controllo aziendale
Il primo step del processo consiste nell’analisi del sistema informativo aziendale, al fine di individuarne punti di forza e di debolezza e di definire con esattezza gli interventi da apportare, in coerenza con le esigenze informative.
Tra i punti di forza può essere annoverata la disponibilità di una elevata quantità di dati, forniti da due diverse piattaforme: i programmi di contabilità generale e i software gestionali commerciali. D’altro canto, una elevata quantità di dati può rendere problematico estrapolare le informazioni veramente utili, trasformando quindi in punto di debolezza ciò che a prima vista potrebbe apparire come un punto di forza. Oltre all’individuazione dei punti di forza e debolezza, particolare attenzione è posta nell’analisi della reportistica aziendale al fine di individuarne le potenziali aree di miglioramento. Il gestionale spesso prevede un “macro-report” che sintetizza le vendite ad una data evidenziando un margine contributivo incompleto poiché nel calcolo non considera molti costi diretti (trasporti, provvigioni etc…). In sostanza, per il controllo dell’andamento delle principali grandezze economiche spesso non si va oltre il bilancio annuale del commercialista. Inoltre, i report prodotti dal software gestionale presentano un livello di complessità non sempre funzionale alle esigenze informative interne. In sintesi, il sistema di controllo di gestione risulta spesso poco strutturato e la reportistica sempre migliorabile.

Il processo di aggiornamento della reportistica
Al fine di soddisfare le esigenze informative dell’imprenditore si ricorre alla creazione di modelli Excel in grado di elaborare ed analizzare i dati, a livello trimestrale, relativi a:

• scostamenti rispetto al budget dei costi variabili e dei costi di struttura;
• marginalità delle varie linee di prodotto (se presenti).
Per quanto riguarda i costi variabili, occorre individuare i driver in base ai quali ripartire il costo sulle varie linee di prodotto, mentre per i costi di struttura, si effettua una misurazione degli scostamenti rispetto al budget.
Una volta individuate le macro-categorie di costi fissi da monitorare, i dati di input sono, ove disponibili, i contratti stipulati coi fornitori da cui si evince il costo annuale di tali servizi, opportunamente “calendarizzati”.
Si procede poi all’analisi della marginalità che contiene il calcolo dei ricavi effettivi, dei costi variabili e del margine di contribuzione delle diverse Business Unit. In relazione al margine di contribuzione, è inserita una regola di “alert” (semaforo verde, giallo, rosso) che segnala se il margine relativo si attesta entro determinati range fissati dal Management, al fine di evidenziare immediatamente eventuali situazioni negative o positive. Anche in questo caso, il modello contiene dei grafici finalizzati a porre l’attenzione del destinatario sugli aspetti critici della marginalità, unitamente ad un dashboard sintetico finalizzato ad organizzare e selezionare le principali informazioni prodotte dai modelli Excel in precedenza esaminati.

Conclusioni
L’esperienza dimostra che, anche con strumenti non particolarmente evoluti come semplici modelli su Excel, sia possibile nelle PMI fornire un supporto informativo al Management aziendale.
Per migliorare il sistema di Controllo di Gestione, si valorizzano i punti di forza degli strumenti aziendali (sistemi gestionali ecc.) e si riduce l’effetto negativo dei punti di debolezza evidenziati nell’analisi “as is”.

Le azioni del team di professionisti di G&G Consulting hanno migliorato la rilevanza della reportistica aziendale attraverso:

1. l’impostazione di un’analisi di marginalità per linea di prodotto, che rappresenta il principale indicatore dell’andamento economico dell’azienda;
2. l’utilizzo del meccanismo di feedback, che consente il confronto tra budget e consuntivo e permette di analizzare entità e cause degli scostamenti;
3. il ricorso a opportune regole di alert, volte a segnalare valori eccedenti determinate soglie di tollerabilità.
La consapevolezza del Management dell’importanza del Controllo di Gestione, e soprattutto il fatto di affidarsi a professionisti del settore, migliora la frequenza, la tempestività e la correttezza delle informazioni aziendali e consente di porre in essere azioni correttive per “tenere la barra dritta” anche in periodi di estrema turbolenza.