Cerchiamo di imparare ad utilizzare al meglio questa “Risorsa” assai preziosa …

Premessa

Oggi sentiamo sempre più parlare di “Time Management”: sul web troviamo una svariata offerta di Corsi (più o meno specialistici) per Imprenditori e Manager su questo argomento tanto di attualità, visto che nella nostra società attuale, caratterizzata dalla “velocità” e dal “multitasking”, il “Tempo” è diventata una delle “Risorse” più preziose!

Definizione di “Time Management”

“Time Management” sta a significare “Gestione del Tempo”, inteso non solo dal punto di vista “Oggettivo” (Tempo “Cronologico” misurabile con Oggettività da Strumenti preposti tipo Orologi, Cronometri, Sveglie, Clessidre ecc.), ma anche e soprattutto “Soggettivo” (Tempo “Percepito” da un Soggetto, che tiene conto non solo della sua Età Anagrafica, ma anche degli Stati d’Animo, delle Emozioni, nonché dei Condizionamenti dell’Ambiente Esterno).

Il Time Management si può definire un “Processo di Pianificazione, di Gestione e di Controllo del Tempo utilizzato per specifiche Attività e finalizzato ad aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività personale e aziendale”.

Lo Schema del Processo della Gestione del Tempo nelle Aziende

Il Time Management può essere applicato in tutte le Imprese (siano esse di Grandi, Medie o Piccole Dimensioni) dando vita ad un Processo Organizzativo che può essere scomposto ed analizzato nelle seguenti Fasi:

1. Mappatura delle Attività Svolte: tramite la ricognizione delle Mansioni Lavorative di un determinato Ufficio e Reparto e successivo Coordinamento con le altre Funzioni Aziendali (collegate ad esso da Procedure).
2. Misurazione del Tempo: verificando e annotando la Quantità di Tempo necessaria per Ottimizzare la Gestione delle Attività e dei Processi Aziendali (oggetto di analisi attraverso il Time Management).
3. Identificazione dei Processi Prioritari: in base alla Vision, alla Mission e alla Strategia Aziendale.
4. Impiego del Tempo in base alle Priorità: con la Matrice di Eisenhower (livello di “Importanza” ed “Urgenza”).
5. Misurazione della Performance: ovvero dei Risultati ottenuti (rispetto agli Obiettivi prefissati).
6. Feed-back sulla Gestione del Tempo: se il Feed-back è “Positivo” il Time Management ha dato i suoi frutti, altrimenti significa che non ha funzionato ed occorre quindi riesaminare e riprogettare alcune fasi del processo.

Conclusioni

Purtroppo non basta semplicemente seguire le Fasi sopra descritte per saper Gestire bene il proprio Tempo, anche perché nella pratica si possono presentare Ostacoli “Interni” (legati alla nostra visione “Soggettiva” del Tempo) o “Esterni” (legati ad “Eventi esogeni non Prevedibili o non Governabili”) che rischiano di vanificare i nostri sforzi.