Il caso BULLVIT S.r.l.

La Bull-Vit S.r.l. è un’azienda italiana che da oltre 50 anni opera nel settore della bulloneria. Il suo modello tradizionale di business è stato messo a dura prova dal contesto altamente competitivo che si è venuto a creare nel settore negli ultimi 10 anni e che ha comportato uno stravolgimento della filiera. Questo stravolgimento, unito ad un progressivo aumento della complessità aziendale in termini di portafoglio prodotti e relative scelte commerciali, rischiava di far perdere all’azienda quella identità che ne aveva decretato il successo.
Da qui la decisione, nell’ambito di una più ampia strategia di ricambio manageriale, di rivolgersi alla nostra società, a cui è stato chiesto di adeguare la reportistica alle nuove esigenze aziendali con l’obiettivo di fornire informazioni sull’efficienza e sull’efficacia dell’azione manageriale e sull’impatto di quest’ultima sui principali aggregati economici. L’obiettivo era fornire informazioni che fossero di supporto al Management per misurare la marginalità aziendale e per effettuare analisi di redditività comparata tra le diverse linee di prodotto.
L’analisi “as is” del sistema di controllo aziendale
Il primo step del processo è consistito nell’analisi del sistema informativo aziendale, al fine di individuarne punti di forza e di debolezza e di definire con esattezza gli interventi da apportare, coerentemente con le nuove esigenze informative manifestate.
Tra i punti di forza poteva essere annoverata la disponibilità di una elevata quantità di dati, forniti da due diverse piattaforme: il programma di contabilità generale ed il software gestionale commerciale. Altro punto di forza era la cultura del controllo che caratterizzava gli interlocutori aziendali.
D’altro canto, una elevata quantità di dati può rendere problematico estrapolare le informazioni veramente utili, trasformando quindi in punto di debolezza ciò che a prima vista potrebbe apparire come un punto di forza.
Oltre all’individuazione dei punti di forza e di debolezza, particolare attenzione è stata posta nell’analisi della reportistica aziendale al fine di individuarne le potenziali aree di miglioramento. Il gestionale predisponeva un “macro-report” che sintetizzava le vendite ad una certa data evidenziando un margine contributivo incompleto poiché nel calcolo non considerava molti costi diretti (trasporti, imballaggi, provvigioni etc…).
In sostanza, per il controllo dell’andamento delle principali grandezze economiche non si andava oltre il bilancio annuale del commercialista.
Inoltre, i report prodotti dal software gestionale presentavano un livello di complessità non sempre funzionale alle esigenze informative interne.
Nel complesso, il sistema di controllo di gestione risultava poco strutturato e la reportistica migliorabile sotto diversi aspetti.

Il processo di aggiornamento della reportistica
Al fine di soddisfare le esigenze informative dell’imprenditore si è deciso di creare dei modelli Excel in grado di elaborare ed analizzare i dati, a livello trimestrale, relativi a:
• scostamenti rispetto al budget dei costi variabili;
• scostamenti rispetto al budget dei costi di struttura;
• marginalità delle varie linee di prodotto.
Per quanto riguarda i costi variabili, si è trattato innanzitutto di individuare i driver in base ai quali ripartire il costo sulle varie linee di prodotto. I driver individuati sono i seguenti:
• Per i costi di imballo: kg. venduti per categoria di prodotto
• Per i costi di trasporto su acquisti: kg. acquistati per categoria di prodotto
• Per i costi di trasporto su vendite: fatturato per categoria di prodotto
• Per le provvigioni: fatturato per categoria di prodotto
Per quanto riguarda i costi di struttura, il modello Excel elaborato ha la finalità di misurare i loro scostamenti rispetto al budget. Una volta individuate le macro-categorie di costi fissi da monitorare, i dati di input per la creazione di questo modello sono, ove disponibili, i contratti stipulati coi fornitori da cui si evince il costo annuale di un determinato servizio, opportunamente periodicizzato. In mancanza del contratto, il dato di partenza è stato il valore dell’anno precedente eventualmente rivisto in base alla previsione di un minore/maggiore utilizzo del servizio in questione.
Il terzo modello Excel è finalizzato all’analisi della marginalità effettiva per linea di prodotto. Il modello di analisi della marginalità contiene il calcolo dei ricavi effettivi, dei costi variabili e del margine di contribuzione delle diverse Business Unit. In relazione al margine di contribuzione, è inserita una regola di alert (semaforo verde, giallo, rosso) che segnala se il margine relativo si attesta entro determinati range fissati dal Management aziendale, al fine di evidenziare immediatamente eventuali situazioni negative o positive. Anche in questo caso, il modello contiene dei grafici finalizzati a porre l’attenzione del destinatario sugli aspetti critici della marginalità.
Infine, è stato creato un dashboard sintetico finalizzato ad organizzare e selezionare le principali informazioni prodotte dai modelli Excel in precedenza esaminati.
CONCLUSIONI
L’intervento in Bull-Vit ha mostrato come, anche con strumenti non particolarmente evoluti come dei semplici modelli su Excel, sia possibile nelle PMI fornire un supporto informativo al Management aziendale. Per migliorare il sistema di Controllo di Gestione e la correlata reportistica, abbiamo fatto leva sui punti di forza e contenuto l’effetto negativo dei punti di debolezza evidenziati nell’analisi “as is”.
Le azioni del team di G&G Consulting hanno migliorato la rilevanza della reportistica attraverso:
• L’impostazione di un’analisi di marginalità per linea di prodotto, che rappresenta il principale indicatore dell’andamento economico dell’azienda;
• L’utilizzo del meccanismo di feedback, che consente il confronto tra budget e consuntivo e permette di analizzare entità e cause degli scostamenti;
• Il ricorso a opportune regole di alert, volte a segnalare valori eccedenti determinate soglie di tollerabilità.
La consapevolezza del Management dell’importanza del Controllo di Gestione, e soprattutto il fatto di affidarsi a professionisti del settore, ha migliorato la frequenza e la tempestività della produzione di report aziendali. Ciò ha consentito di porre in essere azioni correttive in tempo utile per “tenere la barra dritta” anche in periodi di estrema turbolenza.